Teoria das Gavetas

Uma das coisas interessantes (e úteis) que aprendi durante a minha vida profissional foi o que eu chamo de Teoria das Gavetas. Pode parecer brincadeira, mas funciona. Veja como é.

Você, como profissional com muitas atividades diárias, deve aprender a distinguir, desde o momento em que toma conhecimento delas, quais são de fato urgentes e importantes daquelas que não são tão importantes, ou não são tão prioritárias e que podem ser realizadas com um pouco mais de tempo e planejamento, e aquelas que definitivamente não vão ser levadas adiante, por um determinado tempo.

A partir dessa identificação e classificação você pode colocar cada uma das atividades em uma "gaveta", que não precisa ser necessariamente uma gaveta física, mas pode ser uma lista ou um espaço em sua mente destinado a cada uma. Assim você poderia ter diversas gavetas:

Gaveta 1 – atividades que precisam ser executadas de imediato

Gaveta 2 – atividades que podem ser executadas na próxima semana

Gaveta 3 – projetos que dependem de um sinal de alguém para ser iniciado

Gaveta 4 – ideias a serem implementadas

Gaveta 5 – ideias que não têm chance de ser desenvolvidas

A aplicação dessa teoria das gavetas é imediata. Você abre a Gaveta 1, ou melhor, você mantém aberta essa Gaveta porque ela é que contém todas as atividades que são prioritárias na sua vida.

Mas, em algum momento de mais calma, entre uma e outra atividade urgente, você pode abrir também a Gaveta 2 para saber qual atividade a ser executada na próxima semana precisa, hoje, de alguma ação de sua parte. Se nada há a fazer nessa Gaveta então é hora de fechá-la.

Hora de abrir a Gaveta 3 onde estão as ideias que dependem de alguma pessoa ou ação para serem implementadas para saber quais delas merecem atenção especial. Caso você tenha recebido um "input" de alguém de quem estava dependendo, talvez seja hora de mudar essa atividade para a Gaveta 2 ou até mesmo a Gaveta 1, ou quem sabe, mudar para a Gaveta 4.

Abra a Gaveta 4 para verificar se está na hora de iniciar alguma das atividades que estão aguardando ali. Avalie e decida. Se houver atividades que podem ser iniciadas com urgência, mude-as para a Gaveta 1, ou 2, ou 3, ou transfira-as para a Gaveta 5. Então, feche essa Gaveta 4.

Abra de vez em quando a Gaveta 5, para ver se ali realmente estão as atividades que foram descartadas definitivamente por não serem viáveis ou para avaliar se existe alguma delas que pode ser reavaliada para ser implementada no futuro.

É um tal de abrir gaveta e fechar gaveta, não é mesmo? Mas, essa teoria poderá ser muito bem-vinda quando a sua vida estiver complicada, um caos, quando você tiver tantas atividades para fazer que não sabe muito bem por qual delas começar, por onde começar ou quando começar. 

Experimente. Vai valer a pena.

Nelson Fukuyama (www.dicasprofissionais.com.br).